Quand un client ne paie pas une facture, il faut agir vite, mais dans le bon ordre :
- vérifier que la facture est bien exigible ;
- relancer amiablement ;
- envoyer une mise en demeure ;
- réclamer les pénalités de retard si elles sont dues ;
- utiliser une procédure de recouvrement si le client ne paie toujours pas.
1. Vérifier d’abord que la facture est vraiment due
Avant de relancer, vérifiez :
- que la prestation a bien été réalisée ;
- que la marchandise a bien été livrée ;
- que le devis, bon de commande ou contrat est signé ;
- que la facture a bien été envoyée ;
- que la date d’échéance est dépassée ;
- que le client n’a pas déjà contesté la facture ;
- que les coordonnées bancaires sont correctes ;
- que vos conditions de paiement étaient claires.
Une facture impayée est plus facile à récupérer si la créance est certaine, liquide et exigible :
- certaine : le client doit réellement la somme ;
- liquide : le montant est déterminé ;
- exigible : la date de paiement est passée.
2. Première étape : la relance amiable
La première relance doit rester simple et professionnelle.
Elle peut se faire :
- par email ;
- par téléphone ;
- par courrier ;
- via votre logiciel de facturation.
L’objectif est d’obtenir un paiement sans conflit.
Exemple de relance simple
Sauf erreur de ma part, la facture n° [numéro] d’un montant de [montant] €, émise le [date], arrivée à échéance le [date], reste impayée à ce jour.
Pouvez-vous procéder au règlement ou me confirmer la date de paiement prévue ?
Je vous remercie par avance.
Cordialement,
[Nom]
3. Deuxième étape : relance ferme
Si le client ne répond pas, envoyez une relance plus ferme.
Je me permets de vous relancer concernant la facture n° [numéro], d’un montant de [montant] €, arrivée à échéance le [date].
Malgré ma précédente relance, aucun règlement ne m’est parvenu à ce jour.
Je vous remercie de procéder au paiement sous 7 jours, soit au plus tard le [date].
À défaut, je serai contraint d’engager les démarches nécessaires au recouvrement de cette créance.
Cordialement,
[Nom]
4. Troisième étape : la mise en demeure
Si le client ne paie toujours pas, il faut envoyer une mise en demeure de payer.
La mise en demeure est un courrier formel qui demande au client de payer dans un délai précis, sous peine de procédure.
Il est préférable de l’envoyer :
- par lettre recommandée avec accusé de réception ;
- ou par commissaire de justice ;
- éventuellement aussi par email en copie.
Modèle de mise en demeure
Madame, Monsieur,
Malgré mes précédentes relances, la facture n° [numéro], émise le [date], d’un montant de [montant] €, arrivée à échéance le [date], demeure impayée à ce jour.
Cette facture correspond à [décrire brièvement la prestation ou la livraison].
Par la présente, je vous mets formellement en demeure de régler la somme de [montant] € dans un délai de 8 jours à compter de la réception du présent courrier.
À défaut de paiement dans ce délai, je me réserve le droit d’engager toute procédure utile afin d’obtenir le recouvrement de cette somme, outre les pénalités de retard, l’indemnité forfaitaire de recouvrement et les frais éventuels.
Vous pouvez effectuer le règlement par virement sur le compte suivant : [IBAN].
Cordialement,
[Nom / Société]
5. Peut-on réclamer des pénalités de retard ?
Oui, surtout si votre client est un professionnel.
Entre professionnels, les délais de paiement sont encadrés : le délai convenu ne peut en principe pas dépasser 60 jours après l’émission de la facture, ou 45 jours fin de mois si cela est prévu au contrat et non abusif.
Les pénalités de retard sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire. Le professionnel en retard de paiement doit aussi une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, fixée à 40 €.
À réclamer au client professionnel :
- le montant de la facture ;
- les pénalités de retard ;
- l’indemnité forfaitaire de 40 € ;
- éventuellement les frais supplémentaires de recouvrement si leur montant dépasse 40 € et s’ils sont justifiés.
6. Attention si le client est un particulier
Si votre client est un particulier, les règles sont différentes.
Vous pouvez réclamer le paiement de la facture, mais l’indemnité forfaitaire de 40 € prévue entre professionnels ne s’applique pas de la même manière.
Il faut donc distinguer :
- client professionnel : pénalités de retard + indemnité forfaitaire de recouvrement ;
- client particulier : paiement de la facture, intérêts éventuels, procédure de recouvrement si nécessaire.
7. Si le client conteste la facture
Si le client conteste, il faut identifier le motif :
- prestation non réalisée ;
- retard ;
- mauvaise qualité ;
- prix contesté ;
- absence de devis signé ;
- désaccord sur le périmètre ;
- livraison non conforme ;
- facture mal libellée.
Dans ce cas, il vaut mieux répondre précisément, pièces à l’appui :
- devis signé ;
- bon de commande ;
- contrat ;
- échanges emails ;
- bon de livraison ;
- photos ;
- rapport d’intervention ;
- preuve de réception ;
- conditions générales de vente.
Si la contestation paraît sérieuse, une négociation peut être préférable à une procédure longue.
8. Si le client ne conteste pas mais ne paie pas
Si le client ne répond pas ou reconnaît devoir la somme, vous pouvez passer au recouvrement judiciaire.
La procédure la plus utilisée est souvent l’injonction de payer.
9. L’injonction de payer
L’injonction de payer permet de demander au tribunal d’ordonner au débiteur de payer une somme due.
C’est une procédure écrite, sans audience au départ : le juge examine les pièces fournies par le créancier.
Elle est adaptée si :
- la facture est claire ;
- le montant est déterminé ;
- le client ne paie pas ;
- vous avez des preuves ;
- la créance n’est pas sérieusement contestée.
Documents utiles
Préparez :
- facture ;
- devis signé ;
- bon de commande ;
- conditions générales ;
- preuve de livraison ou d’exécution ;
- relances ;
- mise en demeure ;
- échanges avec le client ;
- preuve que la facture est arrivée à échéance.
Tribunal compétent
En pratique :
- pour un litige entre commerçants ou sociétés commerciales : tribunal de commerce ;
- pour certains litiges civils ou avec un particulier : tribunal judiciaire ou tribunal de proximité selon les cas.
10. Que se passe-t-il après l’injonction de payer ?
Si le juge accepte votre demande, il rend une ordonnance d’injonction de payer.
Ensuite :
- vous devez faire signifier l’ordonnance au débiteur par commissaire de justice ;
- le débiteur peut faire opposition ;
- s’il ne conteste pas dans le délai prévu, l’ordonnance peut devenir exécutoire ;
- vous pouvez ensuite engager des mesures d’exécution forcée.
Le débiteur peut contester l’injonction dans un délai d’1 mois à compter de la signification de l’ordonnance. En cas d’opposition, l’affaire est examinée contradictoirement par le tribunal.
11. Le référé-provision
Si la créance est évidente et difficilement contestable, vous pouvez aussi utiliser le référé-provision.
Cette procédure permet de demander rapidement au juge une avance sur la somme due lorsque l’obligation de payer n’est pas sérieusement contestable.
Elle peut être utile si :
- le montant est important ;
- le client reconnaît la dette ;
- les preuves sont solides ;
- il faut obtenir une décision rapide.
12. L’assignation en paiement
Si le dossier est plus complexe ou si la créance est contestée, il peut être nécessaire d’engager une procédure classique, appelée assignation en paiement.
Elle est plus longue et plus coûteuse, mais elle permet de traiter un vrai litige.
Elle peut être utile si :
- le client conteste la qualité de la prestation ;
- le contrat est complexe ;
- il y a plusieurs factures ;
- des dommages et intérêts sont demandés ;
- l’injonction de payer a été rejetée ;
- le client a formé opposition à l’injonction.
13. Peut-on faire appel à une société de recouvrement ?
Oui, mais avec prudence.
Une société de recouvrement peut relancer le client pour votre compte.
Avantages :
- gain de temps ;
- pression supplémentaire ;
- gestion externalisée.
Limites :
- coût ;
- efficacité variable ;
- pas de pouvoir de saisie ;
- risque de détériorer la relation commerciale.
La société de recouvrement amiable agit pour le compte du créancier, mais elle ne dispose pas des pouvoirs d’un juge ou d’un commissaire de justice.
14. Peut-on arrêter la prestation ?
Oui, mais pas toujours immédiatement.
Tout dépend :
- du contrat ;
- des conditions générales ;
- de l’importance de l’impayé ;
- de la nature de la prestation ;
- de l’existence d’une clause de suspension ;
- du risque pour le client.
Pour éviter les difficultés, vos CGV ou contrats doivent prévoir une clause permettant de suspendre les prestations en cas de non-paiement.
Sans clause claire, il faut être prudent, surtout si l’arrêt brutal peut causer un préjudice important au client.
15. Comment éviter les impayés à l’avenir ?
Les meilleurs réflexes :
- demander un acompte à la commande ;
- prévoir des paiements intermédiaires ;
- faire signer un devis clair ;
- indiquer une date d’échéance précise ;
- prévoir des pénalités de retard ;
- indiquer l’indemnité forfaitaire de 40 € pour les clients professionnels ;
- vérifier la solvabilité des gros clients ;
- ne pas commencer sans validation écrite ;
- suspendre les prestations en cas de retard ;
- éviter les délais de paiement trop longs ;
- conserver toutes les preuves.
16. Mentions utiles dans les CGV ou devis
Vous pouvez prévoir une clause de ce type :
Pour les clients professionnels, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € sera également due en cas de retard de paiement, conformément aux dispositions applicables du Code de commerce.
En cas de non-paiement à l’échéance, le prestataire se réserve le droit de suspendre l’exécution des prestations en cours jusqu’au règlement complet des sommes dues.
17. Erreurs fréquentes
Évitez de :
- attendre plusieurs mois avant de relancer ;
- continuer à travailler alors que plusieurs factures sont impayées ;
- ne pas envoyer de mise en demeure ;
- menacer sans agir ;
- ne pas avoir de devis signé ;
- ne pas prévoir de pénalités de retard ;
- oublier l’indemnité forfaitaire de 40 € entre professionnels ;
- lancer une procédure sans preuves ;
- confondre relance amiable et mise en demeure ;
- effacer les échanges avec le client.
18. Plan d’action rapide
Facture échue depuis quelques jours
- relance simple ;
- appel téléphonique ;
- renvoi de la facture.
Facture échue depuis 15 jours
- relance ferme ;
- demande d’une date de paiement ;
- suspension éventuelle des nouvelles prestations.
Facture échue depuis 30 jours
- mise en demeure recommandée ;
- pénalités de retard ;
- indemnité forfaitaire de 40 € si client professionnel.
Toujours pas payé
- injonction de payer ;
- référé-provision si la créance est évidente ;
- assignation si le dossier est contesté ou complexe.
À retenir
- Commencez par une relance amiable, puis une mise en demeure.
- Pour un client professionnel, les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de 40 € peuvent être réclamées.
- Si le client ne paie toujours pas, l’injonction de payer est souvent la procédure la plus simple.
- Plus votre dossier contient de preuves, plus le recouvrement est efficace.
- Pour l’avenir, exigez un acompte, faites signer les devis et prévoyez des conditions de paiement claires.
